Korespondensi atau surat menyurat merupakan aktivitas yang tidak bisa lepas dari setiap instansi maupun organisasi. Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bantul telah mnerapkan aplikasi e-surat dalam aktivitas korespondensi semenjak aplikasi tersebut dirilis pada tahun 2019 lalu. Salah satu manfaat e-surat adalah adanya arsip digital yang mempermudah pencarian ketika arsip tersebut dibutuhkan.
“Contoh manfaat dari aplikasi e-surat adalah surat mudah diterima dan tidak perlu menghantar secara langsung karena berbasis online, manfaat lainnya adalah adanya digitalisasi arsip”, ucap Redys Febrianti, Amd. selaku CPNS Arsiparis yang bertugas di Sekretariat Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bantul, Senin (8/3/2021).
Dalam pelakanaan kearsipan, Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bantul memang menerapkan sistem arsip fisik dan sistem arsip digital, hal ini merupakan salah satu langkah penyesuaian perkembangan teknologi yang mempengaruhi banyak bidang.
Redys mengatakan contohnya ketika menerima surat masuk, jika surat masuk diterima secara fisik maka akan di scan terlebih dahulu untuk di entry pada aplikasi e-surat, sementara jika surat masuk diterima melalui aplikasi e-surat maka akan di print terlebih dahulu sebelum di disposisi dan di distribusikan, hal inilah yang mempermudah proses pengelolaan arsip baik secara fisik maupun digital. Untuk arsip fisik surat sendiri disimpan di filling cabinet sesuai dengan kode klasifikasi masalah.
Secara umum keunggulan arsip digital adalah lebih cepat ditemukan ketika dicari dan tidak terlalu memakan banyak tempat karena seluruh data berada pada satu sistem, melalui aplikasi e-surat dapat mempermudah pengelolaan surat dan digitalisasi arsip.
