Menindaklanjuti pada Instruksi Bupati Nomor 4 Tahun 2019 tentang Penggunaan E-mail Resmi untuk Sarana Komunikasi dan Pendistribusian Dokumen Kedinasan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, telah dilaksanakan rapat pada hari Rabu, 4 Desember 2019. Rapat tersebut memaparkan rencana penggunaan aplikasi e-surat. Sekretaris Daerah Kabupaten Bantul selaku pimpinan rapat menyambut baik adanya inisiatif dari Dinas Kominfo dalam pengembangan aplikasi persuratan tersebut. Kemudian akan dilanjutkan dengan uji coba aplikasi E-Surat di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP), Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK), dan Inspektorat Bantul pada bulan Januari 2020.
Sekretaris Dinas Kominfo menyampaikan progres pengembangan aplikasi E-Surat yang saat ini sudah masuk bulan ke-lima setelah resmi di launching di internal Dinas Kominfo pada bulan Juli 2019. Beberapa Modul Utama yang telah berjalan : Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Agenda, dan Notifikasi Via Telegram.
Kemudian Modul yang akan dikerjakan pada Triwulan I Tahun 2020 yaitu Penomoran Surat (berkoordinasi dengan Bagian Umum dan DPK), Template Surat, serta Digital Signature atau Tanda Tangan Elektronik berinduk pada Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE).
Dalam sesi tanya jawab, disampaikan beberapa masukan antara lain :
-
Pematangan Draft Perubahan Perbup Tata Naskah Dinas dan Draft Perbup Tata Naskah Dinas Elektronik sebagai payung hukum pelaksanaan aplikasi Esurat.
-
Pemberian Wewenang kepada Sekretaris Dinas untuk membuat Disposisi atas surat-surat tertentu dapat ditangani di level Sekretaris Dinas
-
Pematangan proses bisnis Modul Disposisi untuk mengakomodasi pelaksanaan Disposisi yang berkelanjutan dan berkesinambungan antar beberapa pelaksana disposisi.
-
Pematangan proses bisnis Modul Disposisi untuk mengakomodasi surat yang alurnya berjalan ke atas, contoh kasus, surat yang ditujukan ke Bupati, Wabup, atau Sekda diterima di Bagian Umum kemudian naik ke pejabat yang dituju, baru kemudian dispo diturunkan ke Dinas atau Bagian yang sesuai.
Harapannya di tahun 2020, Aplikasi E-Surat dapat diimplementasikan di seluruh OPD di Kabupaten Bantul. Selain itu, dalam tata kelola pemerintahan, penerapan sistem pemerintahan berbasis elektronik diyakini akan memperbaiki pengelolaan pemerintahan di Indonesia. Paparan Aplikasi E-Surat ini sebagai momentum aktualisasi dari tanggung jawab tersebut dimana Dinas Kominfo terus berbenah serta melakukan perbaikan dan inovasi yang dibalut dalam inisiatif bertajuk menuju pemerintahan yang efektif, efisien, dan akuntabel.
